「分かりづらい」
「要点がまとまっていない」…
そんな風に言われて、
ドキッとした経験はありませんか?
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「あなたの不満と不安をお金に変えて
仕事ができる人になるための発信をします。」
こんにちは
ワイズ株式会社代表取締役の五反田明駿です!
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相手に自分の考えを正しく伝えることは、
社会人として必須のスキルです。
ですが、
分かりやすい文章を書くのは、
口で話すよりも難しいと感じる方は多いのではないでしょうか?
相手のためにと思って詳しく解説をしようとするほど
「だからなに?」なんて言われてしまったり・・・
そこで今回は、
ベストセラービジネス書
「仕事の教科書 きびしい世界を生き抜く自分のつくりかた」を参考に、
シンプルで伝わる文章術の基礎を解説します。
なぜ「分かりやすい文章」が重要なのか?
ビジネスシーンでは、
報告書、企画書、メールなど、
様々な場面で文章が使われます。
分かりにくい文章は、
相手に誤解を与え、
時間の無駄にも繋がりかねません。
反対に、シンプルで分かりやすい文章は、
- 相手の理解を深め、スムーズなコミュニケーションを促進する
- 仕事の効率化に繋がり、生産性を向上させる
- 論理的思考を養い、問題解決能力を高める
など、多くのメリットをもたらします。
伝わる文章を書くための3ステップ
「仕事の教科書」では、
相手に「伝わる」文章を書くために、
以下の3つのステップを推奨しています。
- 目的を明確にする
- 相手に合わせた構成を考える
- 簡潔で分かりやすい文章表現を心がける
- 【目的ファースト】
何を伝えたいか?を明確にする
分かりやすい文章の第一歩は、
「目的」を明確にすること。
相手に伝えたいこと、
行動して欲しいことを最初に明確化することで、
文章全体に一貫性が生まれ、
読者に伝わりやすくなります。
- 相手のことを考えて構成する
誰にでも分かりやすい文章にするには、
相手の立場に立って構成を考える。
例えば、
上司への報告書なら結論を先に書く
「PREP法」、
同僚への情報共有メールなら時系列で分かりやすく説明するなど、状況に合わせた構成が大切です。
- 簡潔な文章を心がける
長文や専門用語が多い文章は、
最後まで読んでもらえない可能性も。
伝わる文章には、以下のポイントが重要です。
- 一文を短くまとめて、リズム感のある文章にする
- 難しい言葉や専門用語は避けて、分かりやすい表現に言い換える
- 具体例を交えながら説明することで、イメージしやすい文章にする
|まとめ|
シンプルで伝わる文章術を身につけて、
ワンランク上のコミュニケーションを実践することで
あなたの信頼に繋がったり、
あなた経由で話が進んだりすることもあります。
今回は、「仕事の教科書」を参考に、
シンプルで伝わる文章術の基礎を解説しましたが
相手に自分の考えを正しく伝えられるスキルは、
ビジネスパーソンにとって強力な武器となります。
今日から意識して、
シンプルで伝わる文章術を身につけていきましょう!
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